生産性向上委員会で「やめる業務」はどう決める？判断基準と決定手順

介護記録に書いた内容を、申し送り用紙にも書く。紙に記録した後、パソコンへもう一度入力する。必要な記録は残したいのに、同じ作業を繰り返す理由が分からない。そんな疑問を抱えていても、以前からの方法を変えるとなると、どこまで提案してよいのか迷うものです。

「この記録はもう要らないのでは」と口にするだけでも、仕事を省きたいと思われないか、やめた後に必要な情報が抜けないかと気になります。現場で重複に気づくことと、施設の運用として変更することの間には、確かめておきたい点があります。

まずは一つの帳票を取り上げ、残す情報と見直す作業を分けて考えてみましょう。この記事では、生産性向上委員会へ案を出す前の確認から、変更方法・担当・試行後の見直しまでを整理します。現場リーダー一人で廃止の判断を抱え込まない進め方を考えます。

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生産性向上委員会でやめる業務は、必要性と変更後の運用で決める

帳票の必要性と重複を確かめ、残す情報・担当・運用を現場と管理層で決めます。変更後は試して見直すところまでを一組にします。

出典・根拠を確認

厚生労働省老健局振興課

介護サービス事業（居宅サービス分）における生産性向上に資するガイドライン改訂版 ～介護の価値向上につながる職場の作り方～

https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/Seisansei_kyotaku_Guide.pdf

現場で活用している（活用されていないものも含め）帳票・項目の必要性について、改めて検討しましょう。帳票自体や項目の重複が見つかれば、効率化のチャンスです。

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改善活動で取り組む課題やゴール設定、期間や予算などの改善活動の範囲については、現場職員とマネジメント層との間で、入念な打ち合わせを行いましょう。プロジェクトの途中で、経営層と現場職員、あるいはマネジメント層の認識のズレが原因で頓挫してしまわないよう、事前の摺り合わせが非常に重要です。
また、改善活動中に直面する困難を乗り越える際、事業所内が一体となって取り組むことが不可欠です。そのため、改善活動では現場だけ、経営層だけなど一部で共有されるのではなく、常にお互いに「報告・連絡・相談」しながら進めましょう。

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新しい帳票が完成したら、１週間程度、運用してみて評価してみましょう。新しい帳票に記載した内容から、何が分かるのか、皆で意見を出し合い、より使いやすくなるように、帳票の内容を変更しましょう。

現場では、二重記録を減らしたいと思っても、「片方をやめて本当に大丈夫か」と迷います。必要な情報を残しながら、作業を見直す順序を押さえていきましょう。

同じ内容を何度も書くことへの疑問と、記録をなくすことへの不安は、同時に生じるものです。以前の方法を決めた人への遠慮もあり、提案の言葉を選ぶ場面があります。そこで、最初から廃止を決めるのではなく、どの情報が必要で、どこが重複しているのかを分けて考えます。変更案は、実施前に管理層と範囲をすり合わせるところまで進めましょう。

以下は、厚生労働省の居宅サービス向けガイドラインにある改善の進め方を、委員会で使う確認事項に整理したものです。個別の記録の要否、法令・運営基準との関係、保存方法や承認方法は、自施設の根拠・規程を責任者と確認してください。

判断基準は「何を残し、どこを減らすか」

介護記録と申し送り用紙に同じ内容があると、どちらかをやめたくなります。ただ、用紙を減らすことだけを先に決めると、必要な項目をどこへ残すのかが気がかりです。この段階では、帳票と項目の必要性を確かめることを出発点にします。

委員会へ持ち込む前に、何のための項目か、どの情報を確認するために使うか、他の帳票と重なるかを見比べましょう。変更方法は、次のように整理できます。これは検討を進めるための目安です。

選択肢	検討する内容
廃止	必要性を確認し、不要と整理できた帳票・項目を終了する
削減	必要な情報を残し、項目や記述量を見直す
統合	複数の帳票に分散する情報をまとめる
標準化	やること・やらないこと、記入方法をそろえる
期限付き運用	見直した帳票を試し、評価する時点を設ける

必要性が分からない項目は、廃止を確定する前の確認事項として残します。残す情報が決まってから、統合や記入方法を検討しましょう。

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現場で活用している（活用されていないものも含め）帳票・項目の必要性について、改めて検討しましょう。帳票自体や項目の重複が見つかれば、効率化のチャンスです。

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①で必要な帳票・項目を網羅的に整理したうえで、複数の帳票に分散している情報を統合するなどし、必要に応じて新しい帳票を作成しましょう。また、目標設定と達成状況を記載するなど、各職員の達成意欲を高める工夫をしましょう。

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ここまでの手順で見える化された３Mや工夫を踏まえ、より効率的に業務を実施するためにやるべきこと、また、やらないこと（やってはいけないこと）について話し合いましょう。誰がやっても同じ質のサービスが提供できるよう、手順を明確に決めます。

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新しい帳票が完成したら、１週間程度、運用してみて評価してみましょう。新しい帳票に記載した内容から、何が分かるのか、皆で意見を出し合い、より使いやすくなるように、帳票の内容を変更しましょう。

• 見直したい業務に安全上の確認が含まれ、必要な対策と続けてきた作業の境界で迷う場合は、目的や見直し期限を考える視点も確かめたいところです。
• 詳しくは、介護現場の「念のため業務」が職員を疲弊させる理由｜安全対策と過剰業務の境界線で確認できます。

委員会では課題・変更方法・担当・期間を決める

「まず現場で見直したい」という気持ちがあっても、正式な変更まで現場だけで決めてよいのかは迷います。提案を出すことと、実施する範囲を決めることを分けて考えると、次に確認する内容が明確になります。

委員会では、課題の影響を確かめ、取組内容と役割を具体化する順に進めます。重複する記録を見直す場合も、次の内容を一組にして話し合いましょう。

1. 現場で見つけた重複と、その作業で困っている点を整理する
2. 必要な情報を残す変更方法を選ぶ
3. 主担当と記入・確認の役割を決め、管理層と取組範囲・期間をすり合わせる
4. 試して分かった点を持ち寄り、運用を見直す

委員会で話し合うことを、そのまま廃止の承認と扱わず、自施設では誰がどの範囲を決めるのかも確認してください。現場と管理層のすり合わせを、実施前に置くことが要点です。

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課題分析シートを活用すると事業所内の様々な課題の全体像を把握することができます。また、ひとつの課題が複数の要因からなるものであったり、多くの影響をもたらすものであることに気づくこともできます。目の前の課題がなぜ起こってしまったのか、起こるとどのような影響があるのかを整理することで、優先的に取り組むべき課題を洗い出しましょう。

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優先的に取り組むべき課題が決まったら、プロジェクトチームにおいて、改善活動の具体的な取組内容を議論します。

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また取組内容における主担当者や職員の役割などをあらかじめ決めておくと効果的です。

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改善活動で取り組む課題やゴール設定、期間や予算などの改善活動の範囲については、現場職員とマネジメント層との間で、入念な打ち合わせを行いましょう。プロジェクトの途中で、経営層と現場職員、あるいはマネジメント層の認識のズレが原因で頓挫してしまわないよう、事前の摺り合わせが非常に重要です。
また、改善活動中に直面する困難を乗り越える際、事業所内が一体となって取り組むことが不可欠です。そのため、改善活動では現場だけ、経営層だけなど一部で共有されるのではなく、常にお互いに「報告・連絡・相談」しながら進めましょう。

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新しい帳票が完成したら、１週間程度、運用してみて評価してみましょう。新しい帳票に記載した内容から、何が分かるのか、皆で意見を出し合い、より使いやすくなるように、帳票の内容を変更しましょう。

• 見直したいことはあっても、次の会議にどのような形で出せばよいか迷う場合は、記録や申し送りなどの困りごとを議題へ整理する例が参考になります。
• 詳しくは、生産性向上委員会で何を話す？介護現場で議題にしやすい困りごと・改善テーマ例で確認できます。

決定後は記入ルールと見直し方をそろえる

重複を減らす方針に納得できても、「いつ、どこへ書けばよいのか」が曖昧なままでは、現場リーダーも後輩へ説明しにくくなります。帳票を変える際は、いつ誰が記入し、誰が確認・評価するかまで決めましょう。

ガイドラインは、新しい帳票と記入の仕組みをセットで検討することを示しています。変更内容だけでなく、担当、取組期間、振り返りで分かったことも、施設内で確認できる形にしておきます。

決定内容を整理するなら、「何をどう変えるか」「誰が記入・確認するか」「どの期間で試すか」「何を見直したか」が確認点になります。周知も現場の一部だけで終えず、管理層と内容をそろえます。新しい様式を作るだけで、見直しを完了させないことが大切です。

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新しい帳票の作成に併せ、その帳票への記入のルールも検討し決定しましょう。例えば、いつ、誰が帳票に記入し、また、内容をチェック、評価するのかなどの仕組みです。このように仕組みとセットで作成することで、記入の抜け漏れや記入内容のばらつき（ムラ）を防ぐことが可能です。また、記述式の帳票の場合、定型文などのルール化は、文章が冗長になることを防ぐなど、記録業務の負担軽減、職員間の記述内容のムラの低減に有効です。

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改善活動で取り組む課題やゴール設定、期間や予算などの改善活動の範囲については、現場職員とマネジメント層との間で、入念な打ち合わせを行いましょう。プロジェクトの途中で、経営層と現場職員、あるいはマネジメント層の認識のズレが原因で頓挫してしまわないよう、事前の摺り合わせが非常に重要です。
また、改善活動中に直面する困難を乗り越える際、事業所内が一体となって取り組むことが不可欠です。そのため、改善活動では現場だけ、経営層だけなど一部で共有されるのではなく、常にお互いに「報告・連絡・相談」しながら進めましょう。

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振り返りでは改善活動での障壁や成果、職員のモチベーションやコミュニケーションなど、目には見えない副次的な効果も含め整理し、記録しましょう。
この記録こそが、まさに改善活動のノウハウとなり、今後の継続した改善活動や横展開の基礎となります。

• 変更内容や担当を話し合った後、会議の記録に何を残せばよいか迷う場合は、検討した内容と次回の確認事項を残す記録例も確認してみてください。
• 詳しくは、生産性向上委員会の議事録に何を書く？介護現場で残しておきたい検討内容と記録例で確認できます。

二重記録や転記は、帳票全体の廃止だけで考える必要はありません。必要な項目、重複する情報、記入と確認の方法に分けると、委員会で検討する変更案を具体化できます。

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二重記録・転記・古い帳票を見直す判断例

現場では、不要だと感じる作業を挙げることはできても、何をやめるかとなると判断が止まりがちです。記録の大切さを否定したいわけではないからこそ、残すものを説明できる形にしたいところです。

介護記録と申し送り用紙への記入も、紙からパソコンへの転記も、書く側からは同じ内容の繰り返しに見えます。一方で、片方をなくすと必要な確認ができなくならないかと迷う場面があります。「減らしたい」という思いだけでは、次の運用を説明しきれません。まず帳票と項目を見比べ、必要性や記入・確認の方法を整理したうえで、変更案を管理層とすり合わせます。

介護記録と申し送り用紙に同じ内容を書く

介護記録へ入力したことを、申し送り用紙にも記入する。そんな場面では、「一つにできないか」と思う一方で、次の勤務者が必要な情報を確認できるかが気になります。書く回数を数えるだけでなく、それぞれの項目に何を残すのかを見比べることが、見直しの入口になります。

帳票が複数あることだけで、片方を不要と決めないようにします。ガイドラインは、帳票・項目の必要性を検討し、必要な情報を整理してから統合する方法を示しています。

リーダーは、同じ内容に見える項目と、その帳票で確認する情報を整理しましょう。そのうえで、記入する側と内容を確認する側が、新しい帳票の使い方を検討します。「どちらをなくすか」だけでなく、「統合した後、いつ誰が書き、誰が確認するか」まで説明できる案を目指します。

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現場で活用している（活用されていないものも含め）帳票・項目の必要性について、改めて検討しましょう。帳票自体や項目の重複が見つかれば、効率化のチャンスです。

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①で必要な帳票・項目を網羅的に整理したうえで、複数の帳票に分散している情報を統合するなどし、必要に応じて新しい帳票を作成しましょう。また、目標設定と達成状況を記載するなど、各職員の達成意欲を高める工夫をしましょう。

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新しい帳票の作成に併せ、その帳票への記入のルールも検討し決定しましょう。例えば、いつ、誰が帳票に記入し、また、内容をチェック、評価するのかなどの仕組みです。このように仕組みとセットで作成することで、記入の抜け漏れや記入内容のばらつき（ムラ）を防ぐことが可能です。また、記述式の帳票の場合、定型文などのルール化は、文章が冗長になることを防ぐなど、記録業務の負担軽減、職員間の記述内容のムラの低減に有効です。

• 必要な情報をまとめる案を考える際、紙と電子記録をどう使い分けるかが気になる場合は、入力から一覧確認、申し送りまでの情報の流れに沿った選び方も確認できます。
• 詳しくは、介護記録は紙とタブレットどっちがいい？二重入力を減らす選び方で確認できます。

紙に書いた内容をパソコンへ転記する

紙に記録した内容を、後からパソコンへ入力する作業は、減らしたい業務の候補になります。ただ、必要な記録を残したい気持ちもあるため、どの部分の作業を変えるのかが悩みどころです。片方を省くという結論を急がず、情報をどこへまとめ、誰が入力・確認するかを整理しましょう。

見直す対象は、記録の内容だけでなく、情報が複数の帳票へ分かれている状態と記入の仕組みです。入力と確認の役割を、帳票の見直しと併せて検討します。

委員会へは「転記をなくしたい」という希望に加え、残す情報と変更後の記入方法を持ち込みます。取組の範囲や期間は管理層と事前にすり合わせ、現場だけで変更を進めない形にします。パソコンへの入力方法を変えるかどうかも、必要な情報と運用を確かめたうえで検討する事項です。

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①で必要な帳票・項目を網羅的に整理したうえで、複数の帳票に分散している情報を統合するなどし、必要に応じて新しい帳票を作成しましょう。また、目標設定と達成状況を記載するなど、各職員の達成意欲を高める工夫をしましょう。

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新しい帳票の作成に併せ、その帳票への記入のルールも検討し決定しましょう。例えば、いつ、誰が帳票に記入し、また、内容をチェック、評価するのかなどの仕組みです。このように仕組みとセットで作成することで、記入の抜け漏れや記入内容のばらつき（ムラ）を防ぐことが可能です。また、記述式の帳票の場合、定型文などのルール化は、文章が冗長になることを防ぐなど、記録業務の負担軽減、職員間の記述内容のムラの低減に有効です。

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改善活動で取り組む課題やゴール設定、期間や予算などの改善活動の範囲については、現場職員とマネジメント層との間で、入念な打ち合わせを行いましょう。プロジェクトの途中で、経営層と現場職員、あるいはマネジメント層の認識のズレが原因で頓挫してしまわないよう、事前の摺り合わせが非常に重要です。
また、改善活動中に直面する困難を乗り越える際、事業所内が一体となって取り組むことが不可欠です。そのため、改善活動では現場だけ、経営層だけなど一部で共有されるのではなく、常にお互いに「報告・連絡・相談」しながら進めましょう。

• 転記を見直す話が、紙をなくすことや機器を導入することだけに向かいそうな場合は、介護DXの目的と、導入後に残る仕事をどう捉えるかも整理しておきたいところです。
• 詳しくは、介護DXとは？紙をなくすことが目的ではない｜現場で本当に目指す業務改善を解説で確認できます。

昔からの記録欄が残り、必要性を説明できない

以前からある欄を減らそうとすると、作った人の考えを否定するようで言い出しにくいものです。その一方で、何に使っているか分からないまま書き続けることにも疑問が残ります。誰かの判断を責める話にせず、その項目の必要性を改めて確かめるところから始めましょう。

「使われていないように見える」だけでは、廃止を決める材料として十分か迷います。ガイドラインは、活用されていないものも含めて帳票・項目の必要性を見直すことを示しています。

項目を変更した案は、実際に使ってみて、何が読み取れるかを皆で確認する対象にします。従来の様式を続けるか、新しい様式へ変えるかを、印象だけで決めない進め方です。必要な項目を確かめ、試行で出た意見を基に帳票の内容を見直しましょう。

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現場で活用している（活用されていないものも含め）帳票・項目の必要性について、改めて検討しましょう。帳票自体や項目の重複が見つかれば、効率化のチャンスです。

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新しい帳票が完成したら、１週間程度、運用してみて評価してみましょう。新しい帳票に記載した内容から、何が分かるのか、皆で意見を出し合い、より使いやすくなるように、帳票の内容を変更しましょう。

二重記録や転記は、帳票全体の廃止だけで考える必要はありません。必要な項目、重複する情報、記入と確認の方法に分けると、委員会で検討する変更案を具体化できます。

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なぜ「不要だからやめる」だけでは業務が減らないのか

重複する記録に気づいても、やめる判断まで進めない。こうした迷いを考える際は、帳票だけでなく、記入の仕組みや変更範囲の認識にも目を向けたいところです。

「必要なら続ける。でも、同じ内容を何度も書く理由は知りたい」。そう考えても、提案すると自分だけが廃止の責任を負うのではないかとためらう場面があります。単に職員の意欲の問題として扱うと、何を決めれば変更に進めるのかが見えません。ここでは、ガイドラインが示す帳票と仕組みの関係、管理層とのすり合わせ、不安への対応という三つの視点から整理します。

帳票の必要性と記入ルールを一緒に確認していない

書く項目を減らせば楽になりそうでも、誰が何を確認するかが決まっていなければ、変更後の説明に迷います。必要な記録を残すという目的に納得していても、用紙の変更案だけでは気がかりが残るものです。帳票と記入・確認の方法を一緒に検討しましょう。

ガイドラインは、新しい帳票の作成に併せて、記入する時点と担当、内容をチェック・評価する仕組みを決めることを示しています。様式と仕組みをセットで扱うことが、記入の抜け漏れやばらつきを防ぐ視点です。

様式の見直し	併せて決める運用
どの項目へ記入するか	いつ、誰が記入するか
何を記録するか	誰が内容をチェック・評価するか

リーダーが案を説明するときも、「欄を減らします」で終えず、記入と確認の担当を同じ場で確かめます。書き手の負担と情報の確認を、一つの変更案の中で考えることが大切です。

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新しい帳票の作成に併せ、その帳票への記入のルールも検討し決定しましょう。例えば、いつ、誰が帳票に記入し、また、内容をチェック、評価するのかなどの仕組みです。このように仕組みとセットで作成することで、記入の抜け漏れや記入内容のばらつき（ムラ）を防ぐことが可能です。また、記述式の帳票の場合、定型文などのルール化は、文章が冗長になることを防ぐなど、記録業務の負担軽減、職員間の記述内容のムラの低減に有効です。

• 新しい記入ルールを用意した後も、必要なときに手順を確認できるかが気になる場合は、マニュアルの置き場所、読みやすさ、見直し担当を確かめる視点も参考になります。
• 詳しくは、介護マニュアルがあるのに職員が使わないのはなぜ？現場で使える運用の見直し方で確認できます。

現場と管理層で変更の範囲がそろっていない

現場で不要な作業に気づいたとき、まず身近な単位で見直したいと思うのは自然です。それでも、どこまで決めてから施設全体へ相談するのかが曖昧だと、提案の段階で迷います。変更する内容と、その取組範囲を実施前にそろえましょう。

ガイドラインは、課題やゴール、期間や予算などを現場職員と管理層で入念に打ち合わせるよう示しています。認識のずれが取組の頓挫につながることへの注意もあります。

「現場で考えたから、現場だけで始める」と進めるのではなく、何をどの範囲で変えるのかを、実施前に管理層へ説明します。委員会での検討と自施設の承認方法を確認し、関係者の認識をそろえてください。リーダーが一人で廃止を引き受ける形にせず、取組中も報告・連絡・相談を続けます。

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改善活動で取り組む課題やゴール設定、期間や予算などの改善活動の範囲については、現場職員とマネジメント層との間で、入念な打ち合わせを行いましょう。プロジェクトの途中で、経営層と現場職員、あるいはマネジメント層の認識のズレが原因で頓挫してしまわないよう、事前の摺り合わせが非常に重要です。
また、改善活動中に直面する困難を乗り越える際、事業所内が一体となって取り組むことが不可欠です。そのため、改善活動では現場だけ、経営層だけなど一部で共有されるのではなく、常にお互いに「報告・連絡・相談」しながら進めましょう。

• 現場の疑問を委員会へ出しても、報告だけで次の行動が決まらないことが気になる場合は、担当・期限・次回確認まで話し合うための会議の見直し方も確認できます。
• 詳しくは、生産性向上委員会が形骸化する原因とは？報告だけで終わる会議を見直すポイントで確認できます。

不安を聞かず、変更後の振り返りも決めていない

長く続けてきた記録を変える話では、負担を減らしたい気持ちと、「後で困らないか」という不安が並びます。一度変更を決めると、使いにくくても言い出しにくいのではないかと迷う場面もあるでしょう。見直しの余地を残した取組として説明したいところです。

ガイドラインは、変化への不安を聞き、実行計画を吟味して修正することを示しています。決定への賛同だけを求めるのではなく、現場の意見を計画へ戻す視点です。

また、期待する成果が明らかに望めない場合は、計画に固執せず、取組を切り上げて次の内容を検討する柔軟さも示されています。決めたことを続けるだけでなく、使って分かった点を見直すところまで扱いましょう。従来の方法への不安を、職員個人の性格や意欲の問題と決めつけない姿勢が必要です。

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取組開始直後から、全ての職員がプロジェクトチームに賛同し、積極的に取り組むことは非常に稀です。むしろ、変化に対する抵抗や不安の声が聞こえてくることが殆どです。そうした現場の意見に丁寧に耳を傾け、今一度、実行計画を吟味し、修正すべきところは速やかに修正しましょう。利用者と接点がある現場の職員が納得し、自らの意識を変えなければ、どんなに優れた計画であっても成果は期待できません。計画を実行に移す前には必ず、キックオフの機会を設けた後、必ずフォローアップしましょう。

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必ずしも実行計画に固執する必要はなく、期待する成果が明らかに望めない場合は、早々に取組を切り上げ、次の取組内容を検討する柔軟さも必要です。

• 変更した帳票や運用を続けるか、直すか、やめるかを話し合う段階では、何を記録して委員会へ戻すかも確認したいところです。振り返りを準備する際の視点を整理できます。
• 詳しくは、生産性向上委員会で改善策をどう振り返る効果を判断するために残す記録で確認できます。

帳票の変更だけでなく、記入と確認の担当、管理層とすり合わせる範囲、現場の不安や意見を見直しへ戻す時点を決めましょう。変更案を具体的な運用につなげる確認が要点です。

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やめる業務の判断と決定手順に関するよくある質問

現場では、見直す方向に納得できても、実際にどこまで変えてよいかで迷います。提案や試行の段階で確かめたい点を、質問ごとに整理します。

帳票の数だけで廃止を判断せず、必要な項目と取組範囲を確認します。新しい方法は試して評価し、期待する成果が見込めない場合には計画を見直す余地を残しましょう。

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次の委員会に向け、見直したい記録を一つ選ぶ

現場では、同じ内容を何度も記録することに疑問があっても、「やめてよい」と言い切るのはためらうものです。必要な情報を残したい気持ちを、見直しの出発点にしてかまいません。

生産性向上委員会では、帳票・項目の必要性を確かめ、変更方法、担当、取組期間を具体化します。現場と管理層で範囲をすり合わせ、変更後に使って分かった点を見直すところまで考えましょう。

まずは次の委員会の準備時に、見直したい帳票を一つ選び、必要な項目と重複する項目を書き分けてみてください。必要性が分からない項目は確認事項として残し、その場で廃止を決める必要はありません。

最後までご覧いただきありがとうございます。

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更新履歴

• 2026年3月14日：新規投稿
• 2026年6月27日：内容を全面的にリライト
• 2026年10月15日：内容を全面的にリライト